Elektroninis sutarčių pasirašymas darbuotojams

Penktadienį prieš pietų piką susirgus padavėjui, vadovui reikia ne dar vienos žinutės su prisegtu dokumentu. Reikia greitai rasti pamainos pakeitimą, sutarti dėl darbo pradžios ir turėti tvarkingai pasirašytus dokumentus. Kai įdarbinimo procesas vyksta per el. paštą, pokalbius ir skirtingas failų versijas, viena nauja darbo vieta gali pareikalauti valandų administravimo.

Elektroninis sutarčių pasirašymas darbuotojams šią grandinę sutrumpina, tačiau jo vertė nėra vien greitesnis parašas. Restoranui, kavinei ar viešbučiui tai būdas sujungti dokumentus su darbuotojo profiliu, jo darbo pradžia, kompetencijomis ir grafiku. Tuomet vadovas dirba ne su spėjimais, ar dokumentai jau sutvarkyti, o su aiškiu statusu.

Problema prasideda ne nuo sutarties, o nuo išskaidyto proceso

Svetingumo versle darbuotojų kaita ir sezoninis samdymas yra kasdienybė. Vieną savaitę ieškote papildomų žmonių terasai, kitą - virtuvei, renginiui ar viešbučio pusryčių pamainai. Kiekvienu atveju reikia surinkti duomenis, paruošti sutartį, suderinti sąlygas, gauti parašą, saugiai saugoti dokumentą ir užtikrinti, kad žmogus į grafiką nepatektų anksčiau, nei gali pradėti dirbti.

Popierinis procesas stabdo viską. Kandidatas turi atvykti į vietą, vadovas turi rasti laiką, dokumentas gali likti nepasirašytas ar įdėtas į neteisingą aplanką. Skaitmeninis procesas, kuris remiasi vien PDF siuntimu el. paštu, irgi ne visada išsprendžia problemą. Failas grįžta kitu pavadinimu, nežinoma, kuri versija galutinė, o pasibaigus sezonui jo tenka ieškoti keliuose pašto dėžutėse ir bendruose diskuose.

Didžiausia kaina dažnai nėra popierius. Ji atsiranda, kai pamainos vadovas nežino, ar naujas žmogus gali būti planuojamas, buhalterija tikslinasi sutarties duomenis, o operacijų vadovas negali greitai parodyti, kokie dokumentai galioja kiekvienoje lokacijoje.

Ką turi išspręsti elektroninis sutarčių pasirašymas darbuotojams

Vien galimybės uždėti parašą ekrane neužtenka. Veikiantis procesas turi aiškiai atsakyti į keturis klausimus: kas pasirašė, ką pasirašė, kada tai padarė ir kur saugomas galutinis dokumentas. Jei bent į vieną jų atsakymas priklauso nuo konkretaus administratoriaus atminties, procesas nėra valdomas.

Pirmiausia darbuotojo duomenys turėtų patekti į vieną profilį. Iš jų generuojama sutartis ar jos priedas, todėl mažėja rankinio perrašymo ir klaidų rizika. Pasikeitus pareigoms, darbo užmokesčiui ar darbo vietai, vadovas parengia reikiamą dokumentą pagal aktualius duomenis, o ne taiso seną šabloną, rastą kompiuterio darbalaukyje.

Antra, pasirašymo eiga turi būti matoma. Darbuotojas gauna dokumentą, pasirašo pasirinktu būdu, o atsakingas vadovas iškart mato, ar procesas baigtas. Jei parašo dar nėra, nereikia skambinti į tris numerius ir tikrinti el. pašto. Pakanka matyti nebaigtą veiksmą sistemoje ir laiku priminti.

Trečia, dokumentas turi grįžti ten, kur jis bus reikalingas po mėnesio ar metų - į darbuotojo profilį. Tai ypač svarbu kelių lokacijų grupėse. Centrinė komanda gali išlaikyti kontrolę, o konkretaus restorano vadovas mato tik savo komandai aktualią informaciją ir neieško jos per atskiras sistemas.

Parašo būdas turi atitikti dokumentą ir riziką

Ne kiekvienam dokumentui būtinas tas pats pasirašymo būdas. Kai kuriems vidaus patvirtinimams gali pakakti aiškaus darbuotojo veiksmo sistemoje ir audito įrašo. Darbo sutarčių, jų pakeitimų ar kitų reikšmingų dokumentų atveju reikia įvertinti taikomus teisės aktų reikalavimus, įmonės vidaus tvarką ir pasirinkto e. parašo sprendimo įrodymų lygį.

Svarbu nesupainioti patogumo su teisiniu pakankamumu. Sprendimas turi užtikrinti, kad dokumento turinį būtų galima išsaugoti ir atkurti, būtų aiški pasirašančiojo tapatybė bei pasirašymo aplinkybės. Konkrečią procedūrą verta suderinti su personalo, teisės ar apskaitos atsakingais asmenimis, ypač jei įmonė veikia keliose šalyse.

Nuo pasiūlymo iki pirmos pamainos - viena eiga

Geras procesas prasideda dar iki pirmos darbuotojo darbo dienos. Kandidatui patvirtinus pasiūlymą, atsakingas žmogus suveda arba patikrina jo duomenis. Sistema sugeneruoja dokumentą pagal pareigas, sutarties tipą ir darbo sąlygas. Darbuotojas jį peržiūri ir pasirašo, o galutinis failas automatiškai priskiriamas jo profiliui.

Tik tuomet žmogus pereina į aktyvią komandą ir gali būti planuojamas grafike pagal nustatytą darbo pradžią, turimas kompetencijas bei lokacijos poreikį. Tokia seka apsaugo nuo dažnos situacijos: pamainoje jau yra vardas, tačiau administracija dar neturi iki galo sutvarkytų dokumentų.

Backoffice logika remiasi būtent šiuo susietu duomenų sluoksniu. Darbuotojo profilis nėra tik kontaktų kortelė. Jis susijęs su sutartimis, grafikais, darbo laiko apskaita, mokymais ir užduotimis. Dėl to dokumentų pasirašymas netampa atskiru administraciniu projektu, kuris baigiasi kitame įrankyje.

Šis ryšys naudingas ir darbuotojui. Naujas komandos narys žino, ką turi atlikti iki pirmos pamainos, gali rasti jam skirtus dokumentus ir nereikalauja iš vadovo pakartotinai persiųsti failų. Pamainos vadovas savo ruožtu mažiau laiko skiria aiškinimuisi, o daugiau - salės, virtuvės ir svečių patirties valdymui.

Kur dažniausiai prarandamas laikas

Sutarties pasirašymas retai būna vienintelis dokumentas. Prie įdarbinimo prisideda pareiginės instrukcijos, konfidencialumo susitarimai, darbo tvarkos taisyklių patvirtinimai, saugos dokumentai, asmens duomenų tvarkymo informacija, mokymų patvirtinimai. Jei kiekvienam jų kuriamas atskiras laiškas, administravimo našta auga greičiau nei komanda.

Todėl verta turėti paruoštus, kontroliuojamus šablonus ir aiškius scenarijus pagal pareigybę. Barmenui gali reikėti vieno dokumentų rinkinio, virtuvės darbuotojui - kito, o lokacijos vadovui - papildomų atsakomybių bei prieigų. Tai nereiškia, kad viską reikia automatizuoti aklai. Nestandartines sąlygas ar jautrius pakeitimus verta peržiūrėti individualiai. Tačiau pasikartojantys veiksmai neturi būti perrašomi nuo nulio.

Taip pat būtina numatyti, kas nutinka darbuotojui nepasirašius dokumento. Automatinis priminimas padeda, bet jis nepakeičia atsakingo žmogaus. Aiškiai priskirkite, kas stebi nebaigtus pasirašymus, per kiek laiko reaguoja ir ar darbuotojas gali pradėti pamainas, kol procesas neužbaigtas. Taisyklė turi būti vienoda visiems vadovams, o ne priklausyti nuo to, kas tą dieną dirba.

Ką vadovas gauna be greitesnio parašo

Tvarkingi dokumentai sumažina administracinį triukšmą, bet svarbiausia - jie gerina sprendimų kokybę. Kai darbuotojų statusai, sutartinės sąlygos ir grafikų duomenys yra susieti, lengviau pastebėti neatitikimus prieš jiems virstant sąnaudomis. Pavyzdžiui, planuojant naują darbuotoją galima iškart matyti jo darbo pradžios datą, o keičiant krūvį - pasirūpinti, kad dokumentinis pakeitimas neliktų po fakto.

Kelių restoranų grupėje tai suteikia ir vienodą tvarką. Vietų vadovai nebekuria savų failų versijų ir neinventuoja skirtingų įdarbinimo eigų. Centrinė komanda nustato šablonus bei atsakomybes, o lokacijos išlaiko greitį. Kontrolė nereiškia daugiau rankinio tikrinimo. Ji reiškia, kad taisyklė veikia procese.

Nauda jaučiama ir pasibaigus darbo santykiams. Dokumentai lieka struktūruotai saugomi pagal nustatytas prieigos teises ir saugojimo tvarką. Kilus klausimui nereikia atkurti istorijos iš buvusių vadovų pašto dėžučių. Randate galiojantį dokumentą, jo versiją ir pasirašymo informaciją.

Kaip pradėti be didelio diegimo projekto

Pradėkite ne nuo visų archyvų perkėlimo. Pirmiausia pasirinkite vieną aiškų srautą - naujų darbuotojų įdarbinimą vienoje lokacijoje. Susitarkite dėl aktualių šablonų, pasirašymo būdo, atsakingų asmenų ir taisyklės, kada darbuotojas gali būti įtrauktas į grafiką.

Paleidus procesą, stebėkite du dalykus: kiek laiko užtrunka nuo sprendimo įdarbinti iki pasirašyto dokumento ir kiek nebaigtų veiksmų lieka prieš pirmą pamainą. Šie rodikliai greitai parodo, ar pašalinote tik popierių, ar iš tiesų sutvarkėte eigą. Vėliau tą patį modelį galima pritaikyti sutarčių pakeitimams, vidaus dokumentams ir kitoms lokacijoms.

Jūs rūpinatės svečiais, pamainomis ir marža. Dokumentų procesas turi veikti tyliai fone, bet palikti aiškų pėdsaką tada, kai jo prireikia. Kai sutartis, darbuotojas ir grafikas gyvena vienoje sistemoje, naują žmogų į komandą priimate greičiau ir su mažiau rizikos.