Generuokite dokumentus. Siųskite pasirašyti. Saugokite byloje.
Word šablonus paverskite dokumentais, siųskite juos pasirašyti per Dokobit ir saugokite pasirašytą PDF prie darbuotojo, vietos, tiekėjo ar kliento įrašo.
Nemokamas planas visam laikui. Be kortelės. Atsisakysite dviem paspaudimais.
Šablonai dokumentams, kuriuos siunčiate kasdien.
Įkelkite Word failą, kurį naudojate šiandien. Pažymėkite, kas keičiasi.
Kintamuosius pažymite vieną kartą. „{vardas}", „{pareigos}", „{atlyginimas}", „{pradžios_data}". Kitas dokumentas paruoštas per kelias sekundes. Nereikia kopijuoti. Nereikia ranka vesti svarbiausio skaičiaus.
Nebeperrašinėkite tų pačių laukų.
Backoffice pasiima duomenis iš įrašų, kuriuos jau turite. Dokumentas užsipildo pats.
Vardai, pareigos, datos, sumos atkeliauja tiesiai iš kortelės, kurią jau užpildėte. Darbuotojas, tiekėjas, partneris ar klientas. Pakartotinai vesti nieko nereikia.
Keli dokumentai. Vienas siuntimas.
Kartais reikia ne vieno parašo. Siųskite visą rinkinį.
Ruošiate dokumentus tiekėjui? Susitarimas, kainoraštis ir reikalingos formos viename rinkinyje. Įdarbinate? Sutartis, taisyklės ir sutikimas tame pačiame siuntime. Tas pats principas, kitas gavėjas. Gavėjui viena nuoroda. Jums vienas ekranas.
Vienas laiškas. Vienas mygtukas.
Štai ką iš tikrųjų mato gavėjas.
Viena nuoroda. Peržiūrėti ir pasirašyti. Tapatybę patvirtina per kelias sekundes. Mato tiksliai tai, ką pasirašo. Pasirašyta kopija grįžta į Backoffice, o PDF nukeliauja į gavėjo el. paštą.
Matote, kas pasirašė. Matote, kas ne.
Statusas atsinaujina realiu laiku. Priminimas vienu paspaudimu, ne ranka rašytas laiškas.
Išsiųsto rinkinio statusas: 3 iš 5 pasirašė. Kiekvienas vardas, kiekvienas laikas, kas vėluoja, viename vaizde. Priminimą siunčiate vienu paspaudimu.
Pažymėkite dokumentus jau kvietime. Toliau pasirūpins sistema.
Pakvieskite darbuotoją. Pažymėkite, ką jis turės pasirašyti. Toliau nieko nereikia.
Kviesdami žmogų į Backoffice, iš anksto pasirenkate dokumentus, kuriuos jis turės pasirašyti. Vos jis užbaigia registraciją ir užpildo savo duomenis, kiekvienas dokumentas sugeneruojamas, automatiškai išsiunčiamas pasirašyti ir įdedamas į jo kortelę. Jokių papildomų paspaudimų. Jokio sąrašo, kurį reikia laikyti galvoje.
Anksčiau darbo sutarties paruošimas reikalaudavo daug redagavimo ir informacijos paieškos. Dabar sistema viską supildo automatiškai, belieka išsiųsti pasirašyti.
Pasirengę? Pirmąjį šabloną paruošite greičiau, nei naują dokumentą.
Pradėti nuo pirmojo šablono Pamatyti planus ir kainasVisa pasirašymo istorija vienoje vietoje.
Pasirašymą tvarko Dokobit su Smart-ID, Mobile-ID ir kitais palaikomais būdais.
Kiekvienas žingsnis užfiksuotas prie dokumento: kas atidarė, kas pasirašė, kada, iš kokio IP adreso ir kokia sertifikato informacija naudota. Pasirašytas PDF ir pasirašymo istorija lieka kartu Backoffice.
Dažnai užduodami klausimai
-
Kas saugoma pasirašius dokumentą?
Backoffice saugo pasirašytą PDF kartu su pasirašymo istorija: laikais, pasirašiusio asmens duomenimis, IP informacija ir sertifikato informacija, kai ji pateikiama. Dokumentas lieka prie tinkamo darbuotojo, vietos, tiekėjo, kliento ar susitarimo įrašo.
-
Ar veikia ne tik darbuotojams? Tiekėjams, partneriams, klientams?
Taip. Tą patį šablonų mechanizmą galite naudoti operaciniams dokumentams, kuriuos siunčiate komandai, tiekėjams, partneriams ar klientams. Pasirašyti PDF saugomi prie tinkamo įrašo, o ne kažkieno el. pašte.
-
Kokius el. parašo būdus palaikote? O jei pasirašantis žmogus ne iš Lietuvos?
Taip. Jei pasirašantis žmogus neturi Smart-ID, per Dokobit galite išsiųsti nuorodą pasirašyti vaizdo tapatybės patvirtinimu (SignicatID) arba SMS OTP. Taip pat palaikomos Estijos, Latvijos, Belgijos ir Suomijos ID kortelės, Mobile-ID, Latvijos eParaksts mobile ir Estijos e-Residency.
-
Ar visos vietos gali naudoti tuos pačius patvirtintus šablonus?
Taip. Patvirtintą šabloną laikote centralizuotai, o kiekviena vieta generuoja dokumentus su savo duomenimis. Komandoms nereikia saugoti atskirų Word failų vietiniuose diskuose.
-
Ar galiu naudoti savo turimus Word šablonus?
Taip. Įkeliate Word failą, pažymite vietas, kurios keičiasi, ir šablonas paruoštas. Dokumento tekstas lieka jūsų komandos atsakomybė. Backoffice užpildo laukus, pasirūpina siuntimu, pasirašymu ir saugojimu.
-
Kas gali redaguoti šablonus?
Jūs nusprendžiate, kas valdo ir redaguoja šablonus. Vadovai gali generuoti dokumentus iš patvirtintų šablonų nekeisdami pagrindinio teksto.
-
Kas gali matyti pasirašytus dokumentus?
Prieiga priklauso nuo Backoffice teisių. Vietos vadovas mato jam priskirtus įrašus, o personalo ar centrinė komanda gali turėti platesnę prieigą, kai jos reikia.
-
Ar galima nustatyti galiojimo laiką ir priminimus?
Taip. Matote dokumentus, kurie laukia parašo, galite siųsti priminimus, atšaukti užklausą arba pakeisti gavėją, kol dokumentas dar nepasirašytas. Jei nuoroda neturi galioti neribotai, naudokite galiojimo laiką.
-
Kiek kainuoja vienas pasirašymas?
Kiekvienas mokamas planas turi mėnesinę parašų kvotą. Viršyti parašai po 0,40 €. Dėl didesnių apimčių ar kelių vietų susisiekite.
-
Kas skaičiuojama kaip vienas parašas?
Vieno žmogaus parašas ant vieno dokumento. Trijų dokumentų rinkinys vienam žmogui yra trys parašai. Viena sutartis penkiems žmonėms yra penki parašai. Be netikėtumų sąskaitoje.
-
Ar Backoffice pakeičia teisinę konsultaciją?
Ne. Backoffice neteikia teisinių patarimų ir nerengia dokumentų teksto už jus. Jūsų komanda atsako už šablono turinį ir patvirtinimą. Backoffice užpildo laukus, siunčia dokumentus pasirašyti ir saugo pasirašytą PDF tinkamoje vietoje.
Sukurta. Pasirašyta. Byloje. Tą pačią dieną.
Pirmąjį šabloną paruošite greičiau, nei naują dokumentą.
Pradėkite nemokamai. Be kortelės.Nemokamas planas visam laikui. Be kortelės. Atsisakysite dviem paspaudimais.