Kaip mažinti viršvalandžius restorane efektyviai

Penktadienio vakarą salė pilna, virtuvė vėluoja, vienas darbuotojas susirgo, o pamainos vadovas skambina tiems, kurie jau baigė darbą. Taip viršvalandžiai restorane dažniausiai ir atsiranda - ne dėl vieno netikėto vakaro, o dėl sprendimų, kuriuos tenka priimti per vėlai. Jei svarstote, kaip mažinti viršvalandžius restorane, pradėkite ne nuo draudimo darbuotojams pasilikti ilgiau. Pradėkite nuo priežasties, kodėl grafikas nuolat neatitinka realios veiklos.

Viršvalandžiai yra brangūs ne tik dėl didesnio valandinio įkainio. Jie didina nuovargį, klaidų tikimybę, darbuotojų kaitą ir vadovų laiką, kurį tenka skirti nuolatiniam grafikų taisymui. Kai darbo sąnaudas pamatote tik mėnesio pabaigoje, pasirinkimų jau beveik nebelieka.

Viršvalandžiai prasideda ne pamainos pabaigoje

Restorane retai veikia vienas viršvalandžių šaltinis. Dažniausiai susideda keli: grafikas kopijuojamas iš praėjusios savaitės, darbuotojų kompetencijos laikomos vadovo atmintyje, pamainų pakeitimai keliauja pokalbių programėlėse, o faktinės darbo valandos tikrinamos po kelių dienų.

Tokia tvarka atrodo valdoma, kol komanda maža ir savaitė rami. Tačiau pakanka renginio, gero oro, didesnio turistų srauto ar dviejų neatvykusių žmonių, ir Excel grafikas neberodo tikros situacijos. Vienas žmogus lieka uždaryti salės, kitas dengia trūkstamą virtuvės poziciją, trečias ateina anksčiau, nes nėra kam paruošti darbo vietos.

Svarbu atskirti būtinuosius ir sisteminius viršvalandžius. Būtinas viršvalandis gali atsirasti dėl avarijos, netikėto didelio užsakymo ar darbuotojo ligos. Sisteminis viršvalandis kartojasi kiekvieną savaitę toje pačioje vietoje ir tuo pačiu metu. Jis rodo ne darbuotojo pastangą, o planavimo spragą.

Planuokite pamainas pagal paklausą, ne įprotį

Pirmas žingsnis - nustoti planuoti vien pagal tai, kas dirbo praėjusį savaitgalį. Restorano grafikas turi remtis realiu poreikiu: prognozuojamais pardavimais, rezervacijomis, renginiais, sezoniškumu, pristatymo užsakymų apimtimi ir konkrečių valandų srautais.

Pietų restoranas gali turėti didžiausią apkrovą nuo 11:30 iki 14:00, o baras - tik vėlai vakare. Jei abiem taikomas vienodas pamainų modelis, vienur mokėsite už tuščią laiką, kitur už nuolatinį pasilikimą po pamainos. Todėl verta vertinti ne vien dienos apyvartą, bet ir tai, kada ji sukuriama.

Nereikia siekti idealaus grafiko iki minutės. Svetingumo versle paklausa kinta. Tačiau vadovas turi turėti aiškią bazę: kiek žmonių ir kokių kompetencijų reikia kiekviename kritiniame laikotarpyje. Tuomet papildomas žmogus į grafiką įtraukiamas ne iš nuojautos, o dėl numatomo srauto.

Skaičiuokite ne tik žmones, bet ir vaidmenis

Aštuoni darbuotojai pamainoje dar nereiškia, kad pamaina sukomplektuota. Jei tarp jų nėra žmogaus, galinčio uždaryti kasą, valdyti barą, priimti tiekimą ar koordinuoti virtuvės išdavimą, kitam darbuotojui teks pasilikti ilgiau.

Grafike turi būti matomos darbuotojų kompetencijos ir teisės. Kas gali dirbti konkrečioje stotyje? Kas gali pakeisti pamainos vadovą? Kas turi pakankamai patirties intensyviam vakarui? Šie klausimai turi būti atsakyti prieš skelbiant grafiką, ne likus valandai iki pamainos.

Užkirskite kelią pakeitimų chaosui

Didelė dalis viršvalandžių gimsta ne pirminiame grafike, o jo pakeitimuose. Darbuotojas susikeičia pamaina žinute, vadovas apie tai sužino vėliau, o naujasis žmogus negali atlikti visų užduočių. Galiausiai pamainą gelbsti tas, kuris turėjo baigti darbą prieš valandą.

Nustatykite paprastą pakeitimų tvarką: kiekvienas keitimas turi būti patvirtintas, matomas bendrame grafike ir patikrintas pagal darbo laiko bei poilsio reikalavimus. Tai nėra biurokratija. Tai būdas išvengti situacijos, kai žmogus sutinka padėti, bet faktiškai peržengia leistiną darbo laiką arba ateina į pamainą be reikalingos kvalifikacijos.

Svarbu ir terminas. Pakeitimas, pateiktas prieš dvi dienas, suteikia galimybę rasti tinkamą sprendimą. Pakeitimas, parašytas likus 20 minučių iki darbo pradžios, dažniausiai baigiasi brangiausiu sprendimu - viršvalandžiais arba per maža komanda.

Matykite faktą dar nepasibaigus savaitei

Vien grafiko nepakanka. Jis rodo planą, o ne tai, kas iš tikrųjų vyksta. Darbuotojai gali ateiti anksčiau, užtrukti po uždarymo, pamiršti pažymėti pertrauką arba būti perkelti į kitą poziciją. Jei šie duomenys lieka atskirose sistemose, vadovas negali laiku pamatyti nuokrypio.

Darbo laiką verta tikrinti kartu su pardavimais ir darbo sąnaudomis. Jei trečiadienį matote, kad darbo valandų jau sunaudota daugiau nei planuota, galite koreguoti likusios savaitės pamainas. Galbūt penktadienio rytui nereikia pilnos komandos. Galbūt šeštadienio vakarui verta anksčiau suplanuoti papildomą žmogų, kad uždarymas nevirstų dviejų valandų viršvalandžiais keturiems darbuotojams.

Tai ir yra operacinė kontrolė: taisykite savaitę, kol ji nekainuoja. Mėnesio pabaigos ataskaita gali paaiškinti, kodėl rezultatas prastas. Realaus laiko duomenys suteikia galimybę rezultatą pakeisti.

Sutrumpinkite uždarymą ir pasiruošimą

Ne visi viršvalandžiai susiję su svečių srautu. Dažnai jie kaupiasi prieš atidarymą ir po uždarymo, kai komanda ieško informacijos, laukia sprendimų arba tą patį darbą atlieka kelis kartus.

Pažiūrėkite, kiek laiko užima kasos uždarymas, likučių patikra, valymo darbai, dokumentų pildymas ir užduočių perdavimas kitai pamainai. Jei kiekvieną vakarą vadovas ranka tikrina, kas atlikta, o ryte komanda klausinėja, kas liko nepadaryta, problema nėra žmonių greitis. Problema - neaiškus procesas.

Veikia aiškios, pagal pareigas priskirtos užduotys su terminais ir atsakomybe. Salės darbuotojas žino savo uždarymo darbus, virtuvės vadovas mato neįvykdytas užduotis, o pamainos vadovui nereikia visko rinkti iš žinučių. Standartizavimas nereiškia, kad kiekviena pamaina bus vienoda. Jis reiškia, kad baziniai darbai nebus pamiršti intensyviausią vakarą.

Neverskite stipriausių žmonių dengti sistemos spragų

Patikimiausi darbuotojai dažnai tampa nematoma viršvalandžių strategija. Jie pakviečiami paskutinę minutę, lieka uždaryti restoraną, apmoko naujokus ir perima sudėtingas situacijas. Trumpuoju laikotarpiu tai padeda. Ilgainiui būtent jie pirmieji perdega arba išeina.

Stebėkite, kam viršvalandžiai tenka dažniausiai, kuriuose padaliniuose jie kartojasi ir dėl kokių priežasčių. Jei vienas virtuvės darbuotojas nuolat lieka ilgiau, gali reikėti ne dar vieno prašymo „padėti“, o papildomo apmokyto žmogaus, kito paruošimo proceso arba kitokio pamainų persidengimo.

Kartais sprendimas iš tiesų yra papildomas etatas. Tačiau prieš priimdami sprendimą palyginkite jo kainą su pasikartojančiais viršvalandžiais, darbuotojų kaita ir prastesne svečio patirtimi. Kai virtuvė pervargusi, tai anksčiau ar vėliau matosi lėkštėje ir sąskaitoje.

Viena sistema vietoje Excel, žinučių ir spėjimų

Kai grafikai, darbo laiko apskaita, darbuotojų dokumentai ir pardavimų duomenys gyvena atskirai, vadovas tampa jungtimi tarp sistemų. Jis ranka tikrina sutartis, perskaičiuoja valandas ir aiškinasi, kuri grafiko versija yra galutinė. Tai ne kontrolė. Tai nuolatinis reagavimas.

Backoffice leidžia vienoje aplinkoje suderinti darbuotojų profilius, kompetencijas, pamainas, faktinį darbo laiką ir darbo sąnaudų rodiklius. Grafikas gali būti kuriamas pagal darbuotojų taisykles, o vadovas greičiau pamato, kur planas pradeda skirtis nuo realybės. Mažiau rankinio suvedimo reiškia mažiau klaidų ir daugiau laiko sprendimams, kurie turi įtakos maržai.

Technologija savaime viršvalandžių nepanaikins. Tačiau ji pašalina informacijos spragas, dėl kurių vadovai sprendžia per vėlai. Tai ypač svarbu kelių lokacijų verslams, kur vienoje vietoje pasikartojanti problema gali būti nepastebima, kol susumavus valandas jau matomas reikšmingas nuokrypis.

Viršvalandžių mažinimas neturi virsti aklu valandų karpymu. Per maža komanda kainuoja ne mažiau: lėtesnis aptarnavimas, klaidos, prastesnė atmosfera ir išėję darbuotojai gali kainuoti daugiau nei gerai suplanuota papildoma pamaina. Pradėkite nuo vienos pasikartojančios situacijos - pavyzdžiui, penktadienio uždarymo - ir savaitę stebėkite faktą. Kai aiškiai matysite, kur dingsta laikas, galėsite jį susigrąžinti be spaudimo komandai.