Sezoninių darbuotojų valdymas kavinėje be chaoso

Vasaros savaitgalį terasa pilna, eilė prie kasos ilgėja, o du nauji darbuotojai dar nežino nei užsakymų eigos, nei uždarymo tvarkos. Tokiomis dienomis sezoninių darbuotojų valdymas kavinėje tampa ne personalo klausimu, o tiesiogine apyvartos, svečių patirties ir maržos rizika. Jei grafikas, dokumentai ir informacija gyvena atskiruose pokalbiuose bei Excel failuose, vadovas visą sezoną gesina problemas, kurias galėjo suvaldyti dar prieš pirmą pamainą.

Sezoninis personalas gali būti didelis kavinių pranašumas. Jis leidžia aptarnauti didesnį srautą neauginant nuolatinės komandos visiems metams. Tačiau šis modelis veikia tik tuomet, kai greitas priėmimas nevirta skubotu, nekontroliuojamu įdarbinimu, o pamainų planas remiasi realiu poreikiu, ne nuojauta.

Kodėl sezonas išryškina silpnąsias vietas

Kavinėje darbuotojas retai atsako tik už vieną veiksmą. Tas pats žmogus priima užsakymus, ruošia gėrimus, bendrauja su svečiais, papildo vitriną, uždaro kasą ir perduoda pamainą kitai komandai. Kai naujokų daug, o patyrę žmonės užimti didžiausio srauto valdymu, neaiškumas greitai virsta klaidomis.

Dažniausia problema nėra vien darbuotojų trūkumas. Problema atsiranda tada, kai vadovas neturi vienos vietos, kur matytų, kas jau pateikė reikiamus dokumentus, kas gali dirbti vakare, kas apmokytas darbui su kasa ir kas jau sukaupė daugiau valandų, nei buvo planuota. Tuomet pamainos keičiamos žinutėmis, kompetencijos tikrinamos iš atminties, o darbo sąnaudos paaiškėja tik pasibaigus mėnesiui.

Sezonui būdingas ir nestabilumas. Vieną savaitę saulėti orai padidina srautą, kitą - lietus palieka dalį komandos be darbo. Todėl vien kartą sudaryto grafiko neužtenka. Reikia tvarkos, kuri leistų koreguoti pamainas greitai, bet nepažeidžiant darbo laiko taisyklių, darbuotojų susitarimų ir biudžeto.

Sezoninių darbuotojų valdymas kavinėje prasideda iki pirmos pamainos

Didžiausia klaida - pradėti ruoštis sezonui tada, kai jau reikia žmonių rytdienai. Atranką, dokumentų surinkimą ir mokymų planą verta susidėlioti iš anksto. Tai nereiškia, kad kiekvienam kandidatui reikia skirti ilgas administravimo valandas. Reiškia, kad priėmimo kelias turi būti aiškus ir vienodas.

Vienoda priėmimo eiga mažina vadovo darbą

Kiekvienam naujam darbuotojui turi būti aišku, kokius duomenis jis pateikia, kokius dokumentus pasirašo, kada gali pradėti dirbti ir ko iš jo tikimasi pirmą savaitę. Jei ši informacija siunčiama atskirais laiškais ir žinutėmis, dalis veiksmų neišvengiamai pasimeta.

Praktiškas procesas prasideda nuo darbuotojo profilio. Jame laikomi kontaktai, pareigybė, sutarties sąlygos, prieinamumas ir kompetencijos. Dokumentų generavimas bei e. pasirašymas leidžia išvengti situacijos, kai žmogus jau įrašytas į grafiką, bet administraciniai formalumai dar nebaigti. Vadovui nereikia spėlioti - jis mato būseną.

Svarbu neprilyginti greičio paviršutiniškumui. Sezoninis darbuotojas gali būti priimtas greitai, tačiau jo darbo pradžia turi būti tvarkinga. Tai saugo ir verslą, ir patį darbuotoją, ypač kai komandoje daug studentų ar pirmą kartą svetingumo sektoriuje dirbančių žmonių.

Mokymai turi būti trumpi, bet konkretūs

Kavinė nėra vieta, kur naujokas gali savaitę vien stebėti kitus. Vis dėlto mesti žmogų į penktadienio vakarą be pasiruošimo kainuoja daugiau. Nukenčia aptarnavimo tempas, padaugėja nurašymų, o stipriausi darbuotojai pavargsta nuolat taisydami kitų klaidas.

Mokymus suskirstykite pagal pareigybes ir pirmų pamainų prioritetus. Baristai pirmiausia reikia žinoti gėrimų standartus, įrangos saugą ir užsakymų eigą. Salės darbuotojui - aptarnavimo seką, alergijų komunikaciją, staliukų priežiūrą ir konfliktinių situacijų perdavimą vadovui. Uždarymo darbai, inventoriaus procedūros ar sudėtingesni kokteilių receptai gali sekti vėliau.

Mokymo užduotis verta fiksuoti vienoje sistemoje, o ne palikti žodiniam perdavimui. Tada pamainos vadovas prieš paskirdamas žmogų į konkrečią zoną mato ne pažadą „jau turėtų mokėti“, o atliktus mokymus. Tai ypač svarbu, kai per sezoną keičiasi keli pamainų vadovai.

Grafikas turi sekti paklausą, ne darbuotojų prašymus

Darbuotojų prieinamumas yra svarbus, bet jis negali būti vienintelis grafiko kriterijus. Kavinės grafikas turi prasidėti nuo prognozuojamo srauto: savaitės dienos, valandos, renginių mieste, oro prognozės, terasos dydžio ir ankstesnių pardavimų. Tik tada sprendžiama, kiek žmonių reikia salėje, prie baro ar virtuvėje.

Tai nereiškia, kad kiekvieną lietingą dieną reikia skubiai atšaukti pamainas. Per dažni pakeitimai ardo pasitikėjimą komanda. Tačiau jei kelias savaites iš eilės darbo valandos akivaizdžiai neatitinka pardavimų, problema nėra darbuotojų motyvacija. Problema - planavimo modelis.

Grafike turi būti matomi trys dalykai: darbuotojo prieinamumas, jo kompetencijos ir darbo laiko ribos. Pradedančiajam neverta skirti vienos vakarinės pamainos prie intensyviausio baro. Taip pat rizikinga sudėti vien naujokus į rytinę pamainą vien todėl, kad jie pigesni ar laisvi. Trumpalaikė sutaupyta valanda gali virsti lėtesniu aptarnavimu ir mažesniu pakartotinių svečių skaičiumi.

Palikite vietos neplanuotiems pokyčiams

Sezonas reikalauja rezervo. Vienas patyręs darbuotojas pamainoje dažnai vertesnis už papildomą žmogų, kuriam dar reikia nuolatinės priežiūros. Jei kavinė dirba su keliomis zonomis, verta iš anksto numatyti, kas gali persidengti tarp salės ir baro, o kas turi konkrečią kvalifikaciją bei negali būti pakeistas bet kuo.

Pakeitimų taisyklė taip pat turi būti aiški: kur darbuotojas praneša apie negalėjimą dirbti, kas patvirtina pamainos keitimą ir kada pakeitimas laikomas galutiniu. Pokalbių programėlė gali likti greitam susirašinėjimui, bet ji nėra patikima grafiko versija. Kitaip po kelių pakeitimų niekas tiksliai nebežino, kas iš tiesų turi ateiti į darbą.

Darbo sąnaudas stebėkite per savaitę

Sezoninis darbuotojas nėra problema vien dėl to, kad dirba trumpai. Problema atsiranda, kai valandos auga greičiau nei pardavimai, o vadovas tai pamato tik gavęs mėnesio ataskaitą. Tuo metu jau per vėlu taisyti praėjusias pamainas.

Darbo sąnaudos turi būti vertinamos kartu su aktualiais POS pardavimais, planu ir faktiškai dirbtomis valandomis. Jei pirmadieniais popietėje komanda nuolat per didelė, galite mažinti valandas dar šią savaitę. Jei šeštadienio terasa generuoja daugiau pajamų nei prognozuota, turite pagrindą sustiprinti kitą pamainą, o ne prašyti esamos komandos dirbti viršvalandžius.

Svarbus niuansas - mažiausios darbo sąnaudos ne visada reiškia geriausią rezultatą. Per mažai žmonių piko metu reiškia ilgesnes eiles, neparduotus desertus ir pavargusią komandą. Tikslas yra ne išspausti kuo mažiau valandų, o suderinti reikiamą aptarnavimo lygį su sveika marža.

Vienoje susietoje operacinėje sistemoje, tokioje kaip Backoffice, grafikai, darbuotojų sutartys, kompetencijos, faktinis darbo laikas ir pardavimų duomenys matomi tame pačiame veiklos vaizde. Tai pakeičia vadovo klausimą iš „kiek žmonių šiandien turime?“ į „ar šiandienos komanda atitinka šiandienos paklausą ir biudžetą?“

Sezono pabaiga yra kito sezono pradžia

Nereikia automatiškai siūlyti sugrįžti visiems. Sezonui pasibaigus verta įvertinti ne tik tai, kas išdirbo iki galo, bet ir kas greitai mokėsi, laikėsi pamainų, stiprino komandą bei sulaukė gero svečių grįžtamojo ryšio. Šie žmonės kitą sezoną gali pradėti greičiau, prisiimti daugiau atsakomybės ir sumažinti naujokų mokymo naštą.

Išsaugokite jų profilį, kompetencijas ir ankstesnio darbo istoriją. Tuomet kitą pavasarį nereikės vėl rinkti tų pačių duomenų, ieškoti senų sutarčių ar prisiminti, ar žmogus mokėjo dirbti su kasa. Sezonas baigiasi, bet tvarka neturi dingti kartu su paskutine terasos diena.

Gera sezoninė komanda neatsiranda iš ilgo kontaktų sąrašo. Ji atsiranda tada, kai kiekvienas žmogus žino savo vietą pamainoje, vadovas laiku mato nukrypimus, o sprendimai priimami pagal faktus. Jūs rūpinatės svečiais. Sistema turi pasirūpinti, kad personalo chaosas nestovėtų tarp jūsų ir pilnos kavinės.