Kada restoranų valdymo programa atsiperka?

Penktadienį 16 val. susirgęs padavėjas, žinutė bendrame pokalbyje, skubiai perrašytas Excel grafikas ir neaišku, ar žmogus, sutikęs pavaduoti, gali dirbti ilgiau. Daugelyje restoranų tai vis dar yra įprasta darbo diena. Restoranų valdymo programa reikalinga ne todėl, kad verslui trūksta dar vienos sistemos. Ji reikalinga tada, kai pokalbiai, lentelės ir atskiri įrankiai jau nebeleidžia greitai suprasti, kas vyksta pamainoje, su komanda ir darbo sąnaudomis.

Vadovui problema retai būna vien grafikas. Grafikas susijęs su sutartimis, poilsiu, darbuotojų kompetencijomis, faktiškai dirbtomis valandomis ir planuojamais pardavimais. Jei šie duomenys gyvena atskirai, kiekvienas pakeitimas reiškia papildomą tikrinimą. O klaida dažnai išryškėja tik mėnesio pabaigoje, kai jos nebeištaisysi.

Kada Excel ir pokalbių nebeužtenka

Excel pats savaime nėra blogas įrankis. Mažai, stabiliai komandai su viena lokacija jis gali būti pakankamas. Tačiau jis pradeda kainuoti, kai grafikus keičiate kelis kartus per savaitę, samdote sezoninius darbuotojus arba vadovas turi rankiniu būdu sutikrinti valandas iš kelių šaltinių.

Pirmasis signalas - komanda nuolat klausia, kuris grafikas yra galutinis. Antrasis - pamainų vadovai sprendžia pakeitimus telefonu, o administratorius vėliau bando juos atkurti iš žinučių. Trečiasis - darbo užmokesčio laikotarpiu tenka ieškoti, kodėl nesutampa suplanuotos ir faktiškai dirbtos valandos.

Dar pavojingesnė situacija susidaro, kai darbo sąnaudas vertinate tik gavę mėnesio ataskaitą. Tuo metu jau žinote rezultatą, bet nebeturite galimybės jo pakeisti. Restorano maržą dažnai mažina ne vienas didelis sprendimas, o daugybė mažų: per gausiai suplanuota rami diena, neužfiksuotas papildomas laikas, dubliuojamos pamainos ar netinkamai paskirstyti žmonės tarp salės ir virtuvės.

Restoranų valdymo programa turi susieti, o ne kaupti funkcijas

Rinkoje netrūksta įrankių grafikams, darbo laikui, dokumentams ar užduotims. Tačiau keturi atskiri įrankiai nereiškia vienos valdymo sistemos. Jie dažnai reiškia keturis prisijungimus, keturias duomenų versijas ir žmogų, kuris kiekvieną savaitę jas sutikrina.

Veikianti sistema pradeda nuo vieno darbuotojo profilio. Jame laikoma sutarties informacija, pareigos, kompetencijos, dokumentai ir darbo taisyklės. Sudarant grafiką vadovui nereikia atmintinai žinoti, kas gali dirbti bare, kas apmokytas konkrečiai stočiai, o kam būtina užtikrinti poilsio laiką. Sistema padeda šias taisykles matyti sprendimo momentu, ne po jo.

Toliau grafikas turi virsti faktiškai dirbtomis valandomis, o ne likti gražiu planu ekrane. Kai laiko apskaita ir pamainos yra susietos, lengviau pastebėti vėlavimus, neplanuotus pratęsimus ir viršvalandžius. Tai nėra kvietimas kontroliuoti kiekvieną minutę. Tai galimybė vadovui aiškiai matyti, kur planas nesutapo su realybe ir kodėl.

Svarbus ryšys yra ir su pardavimais. Jei POS duomenys, darbo valandos bei biudžetas vertinami kartu, vadovas gali matyti darbo sąnaudų santykį su apyvarta ne po keturių savaičių, o pamainės ar savaitės eigoje. Kartais didesnės sąnaudos yra pagrįstos - pavyzdžiui, renginio, terasos sezono pradžios ar intensyvaus savaitgalio metu. Esmė ne aklai mažinti žmonių skaičių. Esmė suprasti, ar papildomos valandos kuria rezultatą.

Kur realiai dingsta vadovo laikas

Administracinė našta restorane paprastai nėra viena didelė užduotis. Ji susideda iš mažų veiksmų: nusiųsti grafiką, atsakyti dėl pakeitimo, priminti apie nepasirašytą dokumentą, perrašyti valandas, perduoti informaciją buhalterijai, surinkti sąskaitas, patikrinti užduočių vykdymą.

Kai šie veiksmai vyksta skirtingose vietose, vadovas tampa informacijos perdavėju. Jis nevaldo išimčių - jis jas rankiniu būdu sujungia. Tokia tvarka priklauso nuo konkrečių žmonių atminties ir geros valios. Darbuotojui išėjus atostogų ar keičiantis administratoriui, procesas pradeda strigti.

Centralizuota sistema leidžia atsakomybę palikti ten, kur ji turi būti. Darbuotojas mato savo pamainas, užduotis ir dokumentus. Pamainos vadovas patvirtina tai, kas vyksta jo pamainoje. Operacijų vadovas stebi nukrypimus tarp lokacijų. Savininkas gauna aktualų vaizdą, bet neturi kiekvieną rytą skambinti aiškindamasis, kodėl sekmadienį dirbo daugiau žmonių nei planuota.

Dokumentų valdymas čia nėra antraeilis priedas. Naujo darbuotojo priėmimas, sutarties pakeitimas ar supažindinimas su taisyklėmis dažnai užtrunka ne dėl paties dokumento, o dėl jo kelionės per el. paštą, spausdintuvą ir parašus. Elektroninis generavimas bei pasirašymas sutrumpina šį kelią ir palieka aiškų įrašą, kas, kada ir ką patvirtino.

Ką verta vertinti renkantis sistemą

Renkantis sprendimą verta žiūrėti ne į ilgiausią funkcijų sąrašą, o į tai, ar jis atspindi jūsų realų veikimo modelį. Kavinės su aštuonių žmonių komanda poreikiai skiriasi nuo grupės, valdančios penkias lokacijas ir sezoninį personalą. Vis dėlto abiem atvejais svarbu, kad sistema mažintų rankinį darbą, o ne perkeltų jį į naują ekraną.

Atkreipkite dėmesį į keturis klausimus:

• Ar grafikai tikrina sutartis, darbo laiką ir darbuotojų kompetencijas, o ne tik rodo spalvotus langelius?
• Ar faktiškos valandos, pardavimai ir darbo sąnaudos matomi viename vaizde?
• Ar dokumentai, užduotys ir mokymai pasiekiami darbuotojui be papildomų kanalų?
• Ar sistema tinka augimui, kai atsiranda nauja lokacija, naujas juridinis vienetas ar daugiau sezoninių darbuotojų?

Kainodara taip pat turi atitikti svetingumo verslo logiką. Jei mokate už kiekvieną darbuotoją, auganti komanda gali tapti bauda, nors restorane darbuotojų skaičius natūraliai svyruoja pagal sezoną. Lokacija paremta kainodara dažnai leidžia planuoti aiškiau, ypač ten, kur vasarą komanda išauga kelis kartus.

Svarbu ir diegimo tempas. Nereikia tikėtis, kad nauja sistema per vieną dieną sutvarkys netvarkingus procesus. Iš pradžių verta susitarti dėl grafikų taisyklių, atsakomybių ir duomenų, kuriais pasitikėsite. Tačiau diegimas neturi virsti kelių mėnesių IT projektu. Pirmą naudą komanda turi pajusti greitai: vieną aktualų grafiką, mažiau žinučių ir aiškesnę darbo laiko apskaitą.

Kontrolė nereiškia daugiau biurokratijos

Kartais vadovai baiminasi, kad sistema sukurs dar daugiau pareigų darbuotojams. Taip nutinka, jei įrankis diegiamas kaip kontrolės sluoksnis virš jau chaotiško proceso. Kitaip veikia sistema, kuri pakeičia perteklinius veiksmus: nebereikia ieškoti naujausio failo, fotografuoti popierinio prašymo ar pakartotinai klausti, ar darbuotojas perskaitė svarbią informaciją.

Gera tvarka darbuotojui turi būti paprastesnė nei sena. Jis vienoje vietoje randa savo pamainas, gali pateikti prašymą, pasirašyti dokumentą ir atlikti užduotį. Vadovui tai reiškia ne daugiau stebėjimo, o mažiau vaikymosi paskui informaciją.

Backoffice šį principą taiko svetingumo veiklai: grafikus, darbo laiką, dokumentus, užduotis, sąskaitas ir darbo sąnaudų stebėseną sujungia į vieną operacinį sluoksnį. Todėl vadovas mato ne tik tai, kas jau įvyko, bet ir tai, kuri savaitė pradeda nukrypti nuo plano.

Restorano valdymas niekada nebus visiškai nuspėjamas. Svečiai ateina bangomis, darbuotojai suserga, o planus koreguoja oras, renginiai ir sezonas. Tačiau netikėtumas neturi virsti chaosu. Kai faktai surenkami vienoje vietoje, galite taisyti savaitę, kol ji dar nekainuoja.