Kaip apskaičiuoti darbo sąnaudas restorane

Pirmadienį grafikas gali atrodyti tvarkingas, o penktadienį paaiškėti, kad dėl dviejų pratęstų pamainų, ligos ir lėtesnių pietų darbo kaštai jau suvalgė savaitės maržą. Būtent todėl klausimas, kaip apskaičiuoti darbo sąnaudas restorane, nėra vien buhalterinis. Tai kasdienis operacinis sprendimas: kiek žmonių reikia konkrečiai pamainai, kiek gali kainuoti aptarnavimas ir kada būtina koreguoti grafiką.

Restoranų vadovai dažnai turi darbo valandas viename Excel faile, atlyginimų informaciją kitame, o pardavimus mato POS sistemoje. Mėnesio pabaigoje skaičiai suvedami ranka, tačiau tada sprendimams jau per vėlu. Darbo sąnaudas verta skaičiuoti pagal aktualius duomenis ir stebėti jas ne tik už praėjusį mėnesį, bet ir šią pamainą, šią savaitę bei kiekvieną lokaciją atskirai.

Ką įtraukti į restorano darbo sąnaudas

Pirmiausia reikia sutarti, ką vadinate darbo sąnaudomis. Jei skaičiuojate tik darbuotojui sutartyje numatytą bruto atlyginimą, matysite tik dalį realaus kašto. Restoranui darbuotojas kainuoja daugiau nei jo bazinis mėnesio atlygis.

Į pilnas darbo sąnaudas paprastai įeina darbuotojo bruto darbo užmokestis, darbdavio mokami mokesčiai ir įmokos, priedai už naktinį darbą, darbą švenčių dienomis ar viršvalandžius, premijos, atostogų kaupinių įtaka ir kitos su darbu susijusios išlaidos. Priklausomai nuo jūsų apskaitos modelio, čia gali patekti ir maitinimas darbuotojams, uniformos, mokymai, darbuotojų paieškos išlaidos ar laikinojo personalo agentūrų mokesčiai.

Kas turi būti įtraukta, priklauso nuo klausimo, į kurį norite atsakyti. Jei sprendžiate, ar šiandien vakarienei reikia papildomo padavėjo, svarbiausias rodiklis yra faktinis valandos kaštas. Jei planuojate metų biudžetą, turite įvertinti visą darbdavio kainą, įskaitant atostogas, premijas ir sezoninį samdymą.

Svarbu nesumaišyti dviejų rodiklių. Vienas jų - darbo sąnaudos eurais. Kitas - darbo sąnaudų procentas nuo pardavimų. Eurų suma parodo, kiek išleidžiate. Procentas pasako, ar išleidžiate proporcingai uždirbamoms pajamoms.

Kaip apskaičiuoti darbo sąnaudas restorane: pagrindinės formulės

Bazinis mėnesio skaičiavimas atrodo paprastai:

Darbo sąnaudos = bruto darbo užmokestis + darbdavio mokesčiai + priedai + kitos su darbu susijusios išlaidos.

Tačiau vien šio skaičiaus vadovui nepakanka. Restorano operacijose svarbiausia suprasti, kiek darbo kainuoja konkreti apyvarta. Tam naudojama kita formulė:

Darbo sąnaudų procentas = visos darbo sąnaudos / pardavimo pajamos be PVM × 100.

Pavyzdžiui, per savaitę restorano darbo sąnaudos sudarė 6 300 Eur, o pardavimo pajamos be PVM - 21 000 Eur. Darbo sąnaudų procentas yra 30 proc. Tai nereiškia, kad 30 proc. visada blogai. Greito aptarnavimo vietai toks rodiklis gali būti per aukštas, o aukštesnės klasės restoranui, kuriame daug rankų darbo ir ilgas aptarnavimas, jis gali būti pagrįstas.

Todėl nereikia aklai vaikytis vieno „teisingo“ procento. Lyginkite savo restoraną su jo paties istorija, biudžetu, sezonu ir veiklos modeliu. Jei įprastai penktadieniais dirbate ties 27 proc., o šią savaitę pasiekėte 34 proc., verta iškart aiškintis priežastį. Gal pardavimai neatitiko prognozės. Gal buvo per daug darbuotojų ramioje pamainoje. O gal viršvalandžiai susikaupė virtuvėje, nes trūko vieno žmogaus.

Skaičiuokite ir vienos darbo valandos kainą

Grafiko sprendimams naudinga turėti kiekvieno darbuotojo arba pareigybės valandos kainą:

Valandos kaštas = visos darbuotojo darbo sąnaudos per laikotarpį / faktiškai apmokėtos valandos.

Jeigu virėjo mėnesio pilnas kaštas yra 2 400 Eur, o per mėnesį apmokėta 160 valandų, jo valandos kaštas siekia 15 Eur. Jei tam pačiam žmogui mokamas priedas už naktinę pamainą arba jis dirba viršvalandžius, konkrečios pamainos valandos kaštas bus didesnis.

Šis skaičius padeda vertinti ne žmogaus vertę, o grafiko kainą. Pavyzdžiui, ar ekonomiškai pagrįsta laikyti pilną salės komandą iki uždarymo, kai paskutinė valanda generuoja mažai pardavimų? Kartais atsakymas yra taip, nes aptarnavimo standartas ir svečių patirtis svarbesni už trumpalaikį procentą. Tačiau tai turi būti sąmoningas sprendimas, o ne nematomas įprotis.

Neskaičiuokite grafiko kaip fakto

Didelė klaida - darbo sąnaudas vertinti pagal suplanuotas valandas. Grafikas yra planas, o ne faktas. Restoranų realybėje pamainos keičiasi nuolat: darbuotojai apsikeičia pamainomis, lieka ilgiau, išeina anksčiau, pavaduoja susirgusį kolegą arba dirba ne savo įprastoje lokacijoje.

Todėl verta stebėti du atskirus rodiklius: planuojamas darbo sąnaudas ir faktines darbo sąnaudas. Skirtumas tarp jų parodo nuokrypį. Jei grafike planavote 5 800 Eur, o faktinės savaitės sąnaudos pasiekė 6 300 Eur, turite 500 Eur nuokrypį. Toliau svarbiausias klausimas - kodėl jis atsirado.

Priežastis gali būti visiškai pagrįsta. Netikėtai išaugęs rezervacijų skaičius, renginys ar terasa geru oru gali pareikalauti daugiau rankų. Problema prasideda tada, kai vadovas nuokrypį pamato tik gavęs atlyginimų suvestinę. Tada jau nebegalite pakeisti nei praėjusio grafiko, nei pardavimų, nei sprendimo leisti dirbti papildomą pamainą.

Pardavimus skaidykite pagal laiką ir veiklos zonas

Bendras savaitės darbo sąnaudų procentas gali paslėpti problemą. Restoranas gali puikiai atrodyti pirmadienį-ketvirtadienį ir prarasti maržą savaitgalį. Salėje gali trūkti žmonių pietų metu, nors vakare komanda stovi be darbo. Virtuvės valandos gali augti greičiau nei pardavimai dėl sudėtingesnio meniu ar prasto pasiruošimo.

Todėl naudinga palyginti darbo valandas ir pardavimus pagal dieną, pamainą, valandą, lokaciją bei funkciją. Atskirai matykite salę, virtuvę, barą ir administraciją, jei jūsų dydis tai leidžia. Vienos lokacijos mažai kavinei gali pakakti dienos ir savaitės vaizdo. Kelių restoranų grupei būtina suprasti, kuri vieta ar kuri pamainos dalis nuolat nukrypsta nuo plano.

Ypač vertingas rodiklis yra pardavimai vienai darbo valandai. Jei pietų pamainėje 10 darbuotojų kartu dirba 40 valandų, o pardavimai be PVM siekia 1 600 Eur, vienai darbo valandai tenka 40 Eur pardavimų. Palyginkite šį skaičių su ankstesnėmis savaitėmis ir panašiomis dienomis. Taip greičiau pamatysite, ar problema yra per didelė komanda, ar per silpna paklausa.

Nuo skaičiavimo pereikite prie veiksmų

Skaičius pats savaime nesumažina sąnaudų. Jis turi pakeisti grafikų sudarymą, pamainų valdymą ir vadovo reakcijos laiką. Jei penktadienio vakarais nuolat viršijate biudžetą, ne visada reikia tiesiog mažinti žmonių skaičių. Gal reikia anksčiau pradėti pasiruošimą, perskirstyti užduotis, kitaip planuoti indų plovimą arba užtikrinti, kad darbuotojai turėtų reikiamas kompetencijas ir nereikėtų kviesti papildomo žmogaus.

Taip pat svarbu atskirti kontrolę nuo aklo taupymo. Per mažai žmonių pamainoje reiškia lėtesnį aptarnavimą, daugiau klaidų, pervargusią komandą ir prastesnę svečių patirtį. Galiausiai tai gali kainuoti daugiau nei viena papildoma darbo valanda. Tikslas nėra turėti mažiausią darbo sąnaudų procentą. Tikslas - turėti tokį procentą, kuris leidžia uždirbti pelningai ir išlaikyti aptarnavimo standartą.

Praktiškai geriausiai veikia trumpas savaitinis ritmas. Vadovas prieš savaitę patvirtina darbo biudžetą pagal prognozuojamus pardavimus. Savaitės eigoje lygina planuotas ir faktines valandas bei pardavimus. Jei nuokrypis auga, koreguoja dar likusias pamainas. Po savaitės peržiūri ne tik rezultatą, bet ir priežastis, kad tas pats scenarijus nepasikartotų.

Kai grafikai, faktinis darbo laikas, sutartinės sąlygos ir POS pardavimai laikomi atskiruose failuose, toks ritmas virsta rankiniu darbu. Susieta sistema, tokia kaip Backoffice, leidžia grafiko valandas matyti kartu su faktiniu laiku ir pardavimais, todėl vadovas dirba su aktualia situacija, o ne mėnesio pabaigos spėjimais.

Darbo sąnaudų kontrolė prasideda ne tada, kai buhalterija uždaro mėnesį. Ji prasideda tada, kai dar galite pakeisti rytojaus grafiką. Taisykite savaitę, kol ji dar nekainuoja.