Kaip pakeisti Excel personalo valdyme restorane

Penktadienio popietę vadovas taiso grafiką, pamainos vadovas rašo į pokalbių grupę, o buhalterijai vis dar siunčiama sena Excel failo versija. Vienas darbuotojas jau pasiėmė papildomą pamainą, kitas jos nemato, o viršvalandžiai paaiškėja tik mėnesio pabaigoje. Klausimas, kaip pakeisti Excel personalo valdyme, dažniausiai kyla ne todėl, kad lentelės nepatogios. Jis kyla tada, kai lentelės pradeda kainuoti laiką, darbo užmokestį ir vadovo ramybę.

Svetingumo versle personalo valdymas nėra vien darbuotojų sąrašas. Tai kasdien judanti operacija: grafikai, pakeitimai, kompetencijos, darbo laikas, dokumentai, mokymai, užduotys ir darbo sąnaudos. Kol visa tai gyvena atskiruose failuose, žinutėse ir sistemose, komanda dirba ne su faktais, o su paskutine rasta informacijos versija.

Kada Excel personalo valdyme tampa problema

Excel puikiai tinka greitam skaičiavimui ar vienkartinei analizei. Mažoje, stabilioje komandoje jis gali kurį laiką veikti ir grafikams. Problema prasideda tada, kai failas tampa pagrindine kasdienio darbo sistema.

Restorane ar kavinėje grafikas nėra baigtas dokumentas. Jis keičiasi dėl ligos, renginio, sezoniškumo, didesnio rezervacijų srauto ar darbuotojo prašymo apsikeisti pamaina. Kiekvienas pakeitimas turi pasiekti žmogų, kuris dirbs, pamainos vadovą, o kartais ir darbo užmokesčio apskaitą. Excel failas šio ryšio nesukuria. Jis tik fiksuoja informaciją tuo momentu, kai kas nors ją įvedė.

Dėl to atsiranda kelios failo versijos, neaišku, kas patvirtino pakeitimą, o svarbi informacija lieka pokalbių grupėje. Vėliau vadovas ranka lygina planuotas ir faktiškai dirbtas valandas, ieško, kodėl viršytas biudžetas, ir aiškinasi, ar pamainoje tikrai buvo pakankamai žmonių.

Didžiausia Excel kaina paprastai nėra licencija. Ji yra nematoma: papildomos administravimo valandos, klaidos atlyginimuose, netikėti viršvalandžiai, per vėlai pastebėtos darbo sąnaudos ir darbuotojų nepasitenkinimas, kai grafikai nuolat keičiasi be aiškumo.

Kaip pakeisti Excel personalo valdyme neperkeliant chaoso į kitą įrankį

Vien pakeisti lentelę programėle neužtenka. Jei naujas įrankis tampa tik gražesne vieta suvesti tas pačias eilutes, vadovas vis tiek ranka tikrins sutartis, siųs priminimus dėl dokumentų ir skaičiuos darbo kaštus kitame faile.

Veikiantis sprendimas remiasi vienu duomenų sluoksniu. Tai reiškia, kad darbuotojo profilis, sutarties sąlygos, darbo laiko normos, pareigos, kompetencijos ir grafikas yra susieti. Sudarant pamainą sistema turi ne tik parodyti, kas laisvas, bet ir padėti suprasti, ar žmogus gali dirbti konkrečioje pozicijoje, ar neviršijamos nustatytos taisyklės ir kaip sprendimas paveiks darbo sąnaudas.

Toks pokytis turi prasidėti nuo operacijos, o ne nuo funkcijų sąrašo. Pirmiausia apsibrėžkite, kur šiandien prarandate daugiausia laiko ir kontrolės. Viename restorane tai gali būti kasdien keičiami grafikai. Kitame - nepasirašyti dokumentai. Kelių lokacijų grupėje dažnai didžiausia problema yra tai, kad kiekvienas padalinys skaičiuoja darbo kaštus kitaip.

Pradėkite nuo patikimų darbuotojų duomenų

Jei darbuotojo informacija išbarstyta tarp personalo bylos, apskaitos failo ir vadovo užrašų, grafikas niekada nebus visiškai patikimas. Vienoje sistemoje verta sutelkti pagrindinius profilio duomenis: pareigas, sutartį, darbo laiko sąlygas, kontaktus, kompetencijas ir reikalingus dokumentus.

Tai nėra vien administracinė tvarka. Kai virtuvės pamainai reikia konkrečias kvalifikacijas turinčio darbuotojo, vadovas turi priimti sprendimą per minutes, ne ieškoti seno laiško. Kai naujas žmogus pradeda darbą, jo dokumentai, įvedimo užduotys ir mokymai turi būti matomi tame pačiame procese, kuriame planuojama jo pirmoji pamaina.

Svarbu neperkelti visų istorinių failų aklai. Pradžiai pakanka švarių, aktualių duomenų: aktyvių darbuotojų, jų sutarčių, pareigų, taisyklių ir artimiausių grafikų. Senus archyvus galima laikyti saugiai, bet jie neturi stabdyti pokyčio.

Grafiką paverskite veiksmu, o ne priedu prie laiško

Geras grafikas atsako į tris vadovui svarbius klausimus: kas dirba, ar pamaina sukomplektuota teisingai ir kiek ji kainuos. Excel dažniausiai atsako tik į pirmąjį - ir tik tada, jei visi naudoja tą pačią failo versiją.

Personalo valdymo sistemoje pamainos turi būti susietos su darbuotojais ir jų taisyklėmis. Darbuotojas mato aktualų grafiką, o pakeitimas nepaskęsta žinutėse. Pamainos vadovas žino, kas atsakingas už salę, barą ar virtuvę. Operacijų vadovas mato bendrą vaizdą per visas lokacijas.

Čia svarbus ir kompromisas. Ne kiekvienam verslui reikia sudėtingiausio grafiko planavimo nuo pirmos dienos. Vienai kavinei gali pakakti aiškiai paskirstyti pamainas ir fiksuoti darbo laiką. Restoranų grupei, kur darbuotojai juda tarp vietų, reikia bendrų taisyklių, prieigos pagal atsakomybes ir galimybės lyginti lokacijas. Sistema turi augti kartu su operacija, o ne versti mažą komandą mokytis procesų, kurių ji dar nenaudoja.

Faktinės valandos turi pasiekti sąnaudas laiku

Grafikas rodo planą. Tačiau pelningumą lemia faktas: kas realiai dirbo, kiek valandų sukaupta ir kaip tai susiję su pardavimais, marža bei biudžetu.

Kai planuotos pamainos, darbo laiko apskaita ir POS duomenys yra atskirti, darbo sąnaudos tampa mėnesio pabaigos ataskaita. Tuo metu jau per vėlu ką nors keisti. Jei antradienio pietų srautas silpnesnis nei planuota, vadovui reikia tai pamatyti tą pačią savaitę. Tada galima koreguoti likusias pamainas, ne laukti, kol per didelis darbo užmokesčio fondas jau taps faktu.

Būtent todėl personalo valdymo sprendimą verta vertinti ne vien pagal tai, ar jis sudaro grafiką. Reikia klausti, ar jis padeda priimti sprendimus pagal aktualias valandas ir verslo rodiklius. Ar galima matyti nuokrypį nuo biudžeto? Ar aišku, kuri lokacija viršija darbo sąnaudų tikslą? Ar vadovas gali taisyti savaitę, kol ji nekainuoja?

Dokumentai, mokymai ir užduotys negali likti atskirai

Darbuotojo kelias nesibaigia grafikų lange. Naujam komandos nariui reikia sutarties, taisyklių, mokymų ir aiškių pirmųjų užduočių. Patyrusiam darbuotojui gali reikėti atnaujinti dokumentus, patvirtinti susipažinimą su tvarka ar užbaigti mokymą prieš pradedant dirbti naujoje pozicijoje.

Kai šie procesai valdomi el. paštu ir popieriuje, vadovas tampa priminimų sistema. Dokumentas išsiųstas, bet ar pasirašytas? Mokymas paskirtas, bet ar baigtas? Užduotis sukurta, bet ar ją matė pamainos vadovas? Tokia administracija auga greičiau nei komanda.

Susieta sistema leidžia dokumentų generavimą ir e. pasirašymą, mokymus bei užduotis laikyti prie darbuotojo profilio. Nauda paprasta: mažiau vaikymosi, aiškesnė atsakomybė ir lengviau įrodoma tvarka. Tai ypač svarbu verslams, kuriuose darbuotojų kaita ir sezoninis samdymas yra įprasta operacijos dalis, o ne išimtis.

Diegimą organizuokite aplink vieną realų ciklą

Bandymas vienu metu sutvarkyti visus procesus dažnai baigiasi grįžimu prie seno failo. Praktiškiau pradėti nuo artimiausio grafiko ciklo ir aiškaus atsakingo žmogaus. Perkelkite aktyvią komandą, susitarkite dėl pareigų ir pamainų logikos, paskelbkite pirmą grafiką sistemoje ir nustatykite vieną taisyklę: pokyčiai nebesiunčiami per atskirus failus.

Paskui prijunkite darbo laiko apskaitą, dokumentus ir kitus procesus. Komandai būtina paaiškinti ne tik kur spausti, bet ir kas pasikeis kasdienybėje. Darbuotojas žinos, kur matyti pamainą. Vadovas žinos, kur tvirtinti pakeitimą. Savininkas žinos, kur rasti darbo sąnaudas be savaitės rankinio suvedimo.

Backoffice šiame kontekste veikia kaip svetingumo verslui pritaikyta operacinė sistema: darbuotojų duomenys, grafikai, darbo laikas, dokumentai, užduotys ir sąnaudų kontrolė nėra atskiri moduliai, kuriuos vadovas turi sujungti pats. Jie dirba viename veiklos vaizde.

Vertinkite rezultatą ne pagal failų skaičių

Po pokyčio verta matuoti ne tai, kiek Excel failų uždarėte. Svarbiau, kiek laiko vadovai skiria grafikams, kiek pakeitimų lieka nepatvirtinti, ar mažėja neatitikimų tarp planuotų ir faktinių valandų bei kaip anksti pamatote darbo sąnaudų nuokrypį.

Pirmą mėnesį procesas nebūtinai bus idealus. Gali paaiškėti, kad neaiškiai apibrėžtos pareigos, netvarkingos darbo laiko taisyklės ar vadovai skirtingai planuoja pamainų sudėtį. Tai nėra sistemos nesėkmė. Tai informacija, kurios Excel dažnai tiesiog neparodo.

Pradėkite nuo kitos savaitės grafiko. Kai jis, faktinės valandos ir darbo sąnaudos gyvena vienoje vietoje, komanda mažiau klausinėja, vadovai mažiau taiso, o jūs rūpinatės svečiais, ne failų versijomis.