Restorano grafiko optimizavimo pavyzdys

Penktadienio vakarą salė pilna, virtuvė vėluoja, o grafike suplanuoti du padavėjai vietoje keturių. Pirmadienį - priešinga situacija: komanda stovi be darbo, nors darbo valandos jau kainuoja. Šis restorano grafiko optimizavimo pavyzdys parodo, kaip iš chaotiško pamainų dėliojimo pereiti prie sprendimų pagal realų poreikį, pardavimus ir darbo sąnaudų ribas.

Grafiko optimizavimas nereiškia, kad reikia tiesiog mažinti žmonių skaičių pamainoje. Restorane per mažai žmonių reiškia lėtesnį aptarnavimą, daugiau klaidų ir prastesnę svečio patirtį. Per daug žmonių reiškia sąnaudas, kurių pardavimai nepadengia. Tikslas yra kitas: tinkami žmonės, tinkamu metu, tinkamose pozicijose.

Kodėl įprastas grafikas kainuoja daugiau, nei atrodo

Daugelyje restoranų grafikas vis dar gimsta iš praėjusios savaitės Excel failo, pokalbių programėlės žinučių ir vadovo atminties. Vienas darbuotojas prašo laisvos dienos, kitas apsikeičia pamaina, trečias pasilieka ilgiau, nes nėra kam uždaryti salės. Iki savaitės pabaigos pradinis planas nebeatitinka realybės, tačiau niekas tiksliai nemato, kiek tai jau kainavo.

Problema nėra pats Excel. Problema prasideda tada, kai jis tampa atskiru dokumentu, nesusietu su sutartimis, faktiniu darbo laiku, kompetencijomis ir POS pardavimais. Vadovas gali sudaryti pamainas greitai, bet vis tiek nepastebėti, kad virtuvėje kaupiasi viršvalandžiai arba darbo sąnaudų dalis nuo apyvartos peržengė nustatytą ribą.

Ypač tai matoma restoranuose, kuriuose paklausa stipriai skiriasi pagal dieną, valandą ir sezoną. Vasaros terasa, renginys mieste, lietus, šventinis savaitgalis ar didesnis rezervacijų skaičius per kelias valandas pakeičia reikalingą komandos dydį. Vienodas grafikas kiekvienai savaitei atrodo paprastas, bet jis retai būna ekonomiškas.

Restorano grafiko optimizavimo pavyzdys praktikoje

Įsivaizduokime 60 vietų bistro, dirbantį nuo 10 iki 23 valandos. Komandą sudaro salės vadovas, šeši padavėjai, du barmenai, virtuvės šefas, keturi virėjai ir du indų plovėjai. Iki šiol vadovas planuoja panašų žmonių skaičių kiekvieną darbo dieną: du padavėjus pietums, tris vakarui, du virėjus visai dienai ir barmeną nuo atidarymo iki uždarymo.

Iš pirmo žvilgsnio grafikas tvarkingas. Tačiau pažvelgus į keturių savaičių duomenis paaiškėja kita situacija. Antradieniais ir trečiadieniais pietų srautas yra didelis, nes netoliese dirba biurai. Ketvirtadienio vakarai stipriausi bare. Penktadienį nuo 18 valandos virtuvei reikia papildomo žmogaus, o sekmadienį po 19 valandos salės komanda dažnai neturi pakankamai darbo.

Optimizavimas prasideda ne nuo spėjimo, kas galėtų dirbti trumpiau. Pirmiausia vadovas sujungia keturis dalykus:

• pardavimus pagal valandą ir savaitės dieną;
• rezervacijas, renginius bei planuojamą sezoniškumą;
• darbuotojų turimas kompetencijas ir sutartyse numatytą darbo laiką;
• tikslinę darbo sąnaudų dalį nuo pardavimų.

Tada grafikas keičiamas pagal realų darbo krūvį. Antradienį vienas padavėjas pradeda ne vakare, o prieš pietų piką. Ketvirtadienį barmeno pamaina pratęsiama iki vėlesnio vakaro, tačiau salės pamaina pradedama vėliau. Penktadienį papildomas virėjas įtraukiamas tik į intensyviausias penkias valandas, o ne visai dienai. Sekmadienio vakaro pamaina trumpinama, paliekant pakankamai žmonių uždarymui ir paskutiniams užsakymams.

Rezultatas nėra mažesnė komanda bet kokia kaina. Bistro išlaiko aptarnavimo kokybę intensyviausiu metu, tačiau nebemoka už tuščias valandas ramiais periodais. Dar svarbiau, kad darbuotojai supranta sprendimo logiką: grafikas keičiamas pagal darbą, o ne pagal vadovo nuotaiką.

Nuo ko pradėti optimizavimą

Pirmas žingsnis - nustatyti, kurios valandos iš tikrųjų uždirba ir kurios tik generuoja darbo laiką. Tam nepakanka bendros dienos apyvartos. Restorano vadovui reikia matyti pardavimus valandomis, atskirai įvertinti salę, barą ir virtuvę bei pažymėti išskirtines dienas. Vienkartinis koncertas, privatus renginys ar uždaryta terasa gali iškreipti įprastos savaitės vaizdą.

Antras žingsnis - susitarti dėl minimalaus saugaus komandos modelio. Pavyzdžiui, pietų metu bistro gali reikėti vieno žmogaus bare, dviejų salėje ir dviejų virtuvėje. Vakaro piko metu jau reikia trijų salėje, dviejų virtuvėje, barmeno ir pamainos vadovo. Šis modelis nėra nekintamas. Jis priklauso nuo meniu sudėtingumo, užsakymų kanalo, terasos dydžio ir aptarnavimo standarto.

Trečias žingsnis - planuoti ne tik pareigybes, bet ir kompetencijas. Du nauji padavėjai nepakeičia patyrusio pamainos vadovo. Virėjas, galintis dirbti tik šaltoje virtuvėje, neišspręs problemos karštų patiekalų linijoje. Kai grafike matomos darbuotojų rolės, įgūdžiai ir galiojimo terminus turintys mokymai, pamainos komplektuojamos atsakingiau.

Ketvirtas žingsnis - iš anksto numatyti pakeitimų taisykles. Kas tvirtina pamainų apsikeitimus? Kada darbuotojas privalo pranešti apie negalėjimą dirbti? Kas atsakingas už pakaitinio žmogaus suradimą? Be aiškios tvarkos net geriausias grafikas per kelias dienas grįžta į pokalbių programėlės chaosą.

Darbo sąnaudas reikia matyti iki mėnesio pabaigos

Dažna klaida - darbo sąnaudas vertinti tik gavus mėnesio finansinę ataskaitą. Tuo metu jau per vėlu koreguoti praėjusios savaitės viršvalandžius ar per gausiai suplanuotas pamainas. Restorano vadovui reikia ne istorinio paaiškinimo, o galimybės taisyti kryptį, kol išlaidos dar neįsisenėjo.

Praktiškai tai reiškia, kad planuotos pamainos turi būti lyginamos su faktiškai dirbtomis valandomis ir realiais pardavimais. Jei penktadienio apyvarta mažesnė nei prognozuota, vadovas mato, ar darbo sąnaudų procentas kyla virš tikslo. Jei darbuotojai nuolat lieka po pamainos, reikia išsiaiškinti priežastį: gal uždarymo darbai neturi aiškaus paskirstymo, gal virtuvei trūksta žmogaus piko metu, o gal darbo laikas fiksuojamas netiksliai.

Svarbu atskirti vienkartinį nukrypimą nuo pasikartojančios problemos. Viena lietinga savaitė nėra pagrindas iš karto mažinti sekmadienio pamainą. Tačiau jei keturias savaites iš eilės paskutinės dvi sekmadienio valandos nepadengia papildomo darbuotojo kainos, grafiko modelį verta keisti.

Sistema turi sumažinti administravimą, ne pridėti naują darbą

Optimaliam grafikui reikia duomenų, bet vadovas neturi ranka juos perkelti tarp penkių skirtingų sistemų. Kai darbuotojų sutartys, prieinamumas, pamainos, darbo laiko apskaita ir pardavimų duomenys gyvena vienoje aplinkoje, mažėja ne tik klaidų skaičius. Sprendimai priimami greičiau.

Backoffice leidžia grafiką kurti remiantis darbuotojų informacija ir pamainų taisyklėmis, o vėliau planą palyginti su faktu. Tai reiškia mažiau skambučių dėl neaiškių pamainų, mažiau rankinio valandų tikrinimo ir aiškesnę atsakomybę, kai grafikas keičiasi. Kelių lokacijų vadovui tai ypač svarbu: galima matyti ne vien atskiro restorano problemą, bet ir visos grupės darbo sąnaudų tendenciją.

Technologija nepakeis gero pamainos vadovo sprendimo. Ji tik pašalina situaciją, kurioje sprendimas priimamas aklai, nes tikrieji skaičiai slepiasi keliuose failuose.

Pradėkite nuo vienos savaitės. Palyginkite, kada planavote žmones, kada jų iš tikrųjų reikėjo ir kiek darbo valandų sukūrė pardavimus. Tada pakoreguokite kitą savaitę, kol ji dar nekainuoja.