Kaip susieti pardavimus su pamainomis restorane

Penktadienio vakaras buvo pilnas, tačiau savaitės pabaigoje marža vis tiek atrodo silpna. Dažniausia priežastis - pardavimai gyvena POS sistemoje, o grafikai, faktiškai dirbtos valandos ir viršvalandžiai lieka kitur. Supratus, kaip susieti pardavimus su pamainomis, nebereikia laukti buhalterinės mėnesio ataskaitos, kad pamatytumėte, kuri diena, valanda ar komandos sudėtis pradėjo kainuoti per daug.

Restorano vadovui vien apyvartos skaičius neatsako į svarbiausią klausimą: kiek darbo valandų prireikė tiems pardavimams pasiekti? 3 000 eurų vakaro apyvarta gali būti puikus rezultatas vienoje pamainoje ir nuostolingas kitoje, jei salėje bei virtuvėje dirbo per daug žmonių, pamaina užsitęsė arba darbo laikas nesutapo su realiu svečių srautu.

Kodėl pardavimų ataskaitos vienos nepakanka

Daugelyje vietų savaitės vaizdas surenkamas rankomis: vadovas iš POS eksportuoja pardavimus, iš Excel ar grafiko sistemos pasiima valandas, tada bando sujungti datas. Jei darbuotojas persikėlė į kitą lokaciją, pakeitė kolegą ar užtruko po uždarymo, skaičiavimas dar labiau komplikuojasi. Galiausiai vadovas gauna bendrą darbo sąnaudų procentą, bet neatsako, kas jį sukūrė.

Toks vaizdas per vėlus ir pernelyg bendras. Jis neparodo, ar pirmadienio pietų pamainė buvo per gausi, ar šeštadienio vakare trūko vieno barmeno, todėl prarasti užsakymai. Jis taip pat neatskiria planuotos problemos nuo faktinės: gal grafikas buvo sudarytas teisingai, tačiau du darbuotojai liko po pamainos tvarkyti salės ilgiau, nei reikėjo.

Susieti duomenys leidžia matyti tris sluoksnius vienoje vietoje: planuotą pamainos komandą, faktiškai dirbtą laiką ir tos pamainos pardavimus. Tik tada darbo sąnaudos tampa valdomu rodikliu, o ne mėnesio pabaigos staigmena.

Kaip susieti pardavimus su pamainomis teisingai

Pagrindas paprastas: kiekvienas pardavimo duomuo turi būti priskirtas konkrečiai lokacijai, datai ir laikui, o kiekviena darbuotojo pamaina - tiems patiems parametrams. Tačiau praktikoje svarbios kelios detalės, nuo kurių priklauso, ar ataskaita padės priimti sprendimą.

1. Sulyginkite pamainų ir POS laiką

Pirmiausia sutarkite, ką vadinate pamaina. Pavyzdžiui, rytinė pamaina gali trukti nuo 7:00 iki 15:00, vakarinė - nuo 15:00 iki uždarymo. POS pardavimai turi patekti į tą patį laiko intervalą. Jei kasos diena užsidaro vidurnaktį, o baro pamaina baigiasi 2:00, pardavimus po 00:00 reikia priskirti tai pačiai veiklos pamainai, o ne mechaniškai kitai kalendorinei dienai.

Tai ypač aktualu barams, viešbučių restoranams ir vietoms, kuriose prekyba tęsiasi naktį. Netinkamai nustatytos ribos gali parodyti, kad viena pamaina sugeneravo pardavimus, o kita patyrė darbo sąnaudas. Tuomet sprendimai bus paremti klaidingu vaizdu.

2. Atskirai matuokite planą ir faktą

Grafikas parodo, kiek valandų planavote skirti konkrečiam pardavimų lygiui. Darbo laiko apskaita parodo, kiek valandų iš tikrųjų sumokėjote. Abu skaičiai būtini.

Jei planuota 40 valandų, o faktiškai dirbta 46, problema nebūtinai yra pats grafikas. Gal pamainos vadovas paleido darbuotojus per vėlai, gal virtuvėje užtruko uždarymo darbai, gal darbuotojas atėjo anksčiau be aiškaus poreikio. Jei planuotos ir faktinės valandos sutampa, bet darbo sąnaudos vis tiek per didelės, verta tikrinti pardavimų prognozę, pamainos sudėtį ir kainodarą.

3. Naudokite ne tik apyvartą, bet ir darbo sąnaudų procentą

Pardavimai vieni gali klaidinti. Didesnė apyvarta nereiškia geresnio rezultato, jei jai pasiekti prireikė neproporcingai daug darbo valandų. Todėl kiekvienai pamainai verta skaičiuoti darbo sąnaudų procentą:

Darbo sąnaudos / pamainos pardavimai × 100 %

Pavyzdžiui, jei vakaro pamainos pardavimai siekė 2 500 eurų, o tos pamainos darbo kaštai - 625 eurus, darbo sąnaudų dalis yra 25 procentai. Ar tai gerai, priklauso nuo jūsų veiklos modelio. Greito aptarnavimo kavinė, aukštesnės klasės restoranas ir kokteilių baras turės skirtingas normalias ribas. Svarbiausia - lyginti panašias pamainas tarpusavyje ir stebėti pokytį.

Papildomai naudinga sekti pardavimus vienai darbo valandai. Šis rodiklis greitai parodo, ar komandos dydis atitiko paklausą. Jei per pietus jis nuolat krenta, galbūt grafike per daug žmonių. Jei per piką jis kyla, bet blogėja svečių aptarnavimo greitis ar atsiliepimai, taupyti darbo valandų sąskaita būtų klaida.

4. Priskirkite duomenis pagal lokaciją ir vaidmenį

Kelių lokacijų grupėje bendras skaičius slepia per daug. Kiekviena vieta turi skirtingą srautą, darbo laiką, meniu ir komandų struktūrą. Todėl pardavimai bei valandos turi būti susieti bent pagal konkrečią lokaciją ir pamainą.

Dar naudingiau matyti vaidmenų grupes: salę, virtuvę, barą, vadybą. Jei bendras darbo sąnaudų procentas padidėjo, šis suskirstymas padės suprasti, kur ieškoti priežasties. Gal virtuvės valandos išaugo dėl naujo meniu, o gal salėje suplanuota daugiau darbuotojų nei reikia. Nekaltinkite visos pamainos, kol nematote jos sudėties.

Nuo skaičiaus iki sprendimo per tą pačią savaitę

Pardavimų ir pamainų susiejimo vertė atsiranda ne ataskaitoje, o veiksmuose. Jei antradienio pietų pamainos rodiklis prastesnis trečią savaitę iš eilės, koreguokite kitą grafiką. Galite sutrumpinti vieną pamainą, pakeisti pradžios laiką arba paskirstyti uždarymo darbus aiškiau. Taisykite savaitę, kol ji nekainuoja.

Svarbu neperlenkti lazdos. Mažinti žmonių skaičių verta tik tada, kai rodikliai tai patvirtina ir nenukenčia aptarnavimas. Jei mažesnė komanda sukuria eiles, klaidas virtuvėje ir prastesnę svečių patirtį, trumpalaikė darbo sąnaudų nauda virsta prarastais pardavimais. Duomenys turi padėti rasti tinkamą balansą, o ne aklai mažinti valandas.

Taip pat verta fiksuoti neįprastas aplinkybes. Koncertas mieste, lietingas savaitgalis, uždaras kelias, didelė rezervacija ar naujo darbuotojo mokymai gali pakeisti pamainos ekonomiką. Pažymėjus priežastį, po kelių savaičių nebereikės spėlioti, kodėl rodiklis išsiskyrė.

Viena sistema vietoje rankinio derinimo

Kai grafikai, faktiškai dirbtos valandos ir POS pardavimai laikomi atskirose sistemose, vadovas tampa duomenų suvedėju. Eksportai, datos, skirtingi pavadinimai ir versijų klaidos atima laiką, kurio reikia komandai bei svečiams valdyti.

Backoffice sujungia pamainų planavimą, darbo laiko apskaitą ir kasos duomenis į vieną veiklos vaizdą. Vadovas gali palyginti planuotas bei faktines valandas su pardavimais, stebėti darbo sąnaudas realiu laiku ir greičiau pastebėti biudžeto nuokrypį. Tai ypač naudinga augant komandai, atidarant naują vietą ar valdant sezoninius darbuotojus, kai rankinis Excel failas nustoja būti patikimas.

Sistema nepanaikina vadovo sprendimo. Ji panaikina spėliojimą ir rankinį duomenų medžiojimą. Vietoje klausimo „kodėl mėnesio rezultatas prastas?“ galite klausti „kuri pamaina nukrypo ir ką keičiame kitą savaitę?“

Kokius signalus verta stebėti kas savaitę

Vien darbo sąnaudų procento neužtenka, jei norite valdyti tendenciją. Reguliariai peržiūrėkite pardavimus vienai darbo valandai, planuotų ir faktinių valandų skirtumą, viršvalandžius, pamainų pradžios bei pabaigos nuokrypius ir kiekvienos lokacijos rezultatus. Šie rodikliai kartu parodo, ar problema kyla iš prognozės, grafiko drausmės, pamainos proceso ar paklausos pokyčio.

Nustatykite ribas, kurios jūsų verslui reiškia dėmesio signalą. Nebūtina kiekvieną nuokrypį laikyti problema. Viena brangesnė pamaina gali būti pagrįsta mokymais, renginiu ar didesniu pasiruošimu. Tačiau pasikartojantis nukrypimas jau reikalauja konkretaus atsakingo žmogaus ir aiškaus veiksmo.

Gera pamainos ataskaita neturi būti ilga. Ji turi pasakyti, ar pardavimai padengė suplanuotą darbą, ar faktinės valandos neišslydo iš kontrolės ir kur rytoj priimti geresnį sprendimą. Jūs rūpinatės svečiais. Skaičiai turi padėti tai daryti, o ne tapti dar vienu vakaro darbu.