Kaip sudaryti restorano grafiką be chaoso

Penktadienio vakarui trūksta vieno padavėjo, virtuvėje dirba du naujokai, o darbuotojas apie negalėjimą ateiti praneša likus valandai iki pamainos. Jei grafikas gyvena Excel faile, pokalbių programėlėje ir vadovo galvoje, tokia situacija greitai tampa ne išimtimi, o norma. Klausimas, kaip sudaryti restorano grafiką, nėra vien apie laisvų langelių užpildymą. Tai sprendimas, kuris tiesiogiai veikia svečių patirtį, komandos nuotaiką ir darbo sąnaudas.

Geras grafikas leidžia turėti reikiamus žmones reikiamu metu, neperkrauti komandos ir neplanuoti daugiau darbo valandų, nei verslas gali pagrįsti pajamomis. Blogas grafikas kainuoja dukart: pirmiausia per viršvalandžius ir tuščias valandas, vėliau - per klaidas, darbuotojų kaitą bei prastesnį aptarnavimą.

Pradėkite ne nuo žmonių, o nuo paklausos

Dažna klaida - savaitės grafiką pradėti nuo klausimo, kas kada gali dirbti. Darbuotojų prieinamumas svarbus, tačiau pirmiausia reikia žinoti, kokio aptarnavimo pajėgumo reikės verslui. Kitaip grafikas tampa kompromisu tarp asmeninių pageidavimų, o ne veiklos planu.

Peržiūrėkite ankstesnių panašių savaičių pardavimus pagal valandas. Vertinkite ne tik savaitės dieną, bet ir rezervacijas, renginius, sezoniškumą, oro prognozę, šventes, sporto transliacijas ar netoliese vykstančius koncertus. Pietų restoranas ir vakarinis kokteilių baras turės visiškai skirtingus piko langus. Vienai vietai kritinis metas bus nuo 11 iki 14 valandos, kitai - nuo 19 iki 23 valandos.

Tada numatykite minimalų komandos branduolį kiekvienam laikui: kas turi būti salėje, virtuvėje, bare, prie kasos ar pristatymų valdyme. Minimalus skaičius nėra pageidaujamas skaičius. Tai riba, žemiau kurios pradeda strigti užsakymai, ilgėja laukimas ir auga klaidų tikimybė.

Svarbu nepainioti pilnos pamainos su realiu poreikiu. Jei pirmos dvi ryto valandos ramios, nebūtinai visai komandai reikia pradėti vienu metu. Skirtingi pamainų pradžios ir pabaigos laikai padeda sutelkti valandas ten, kur jos kuria apyvartą. Tai reikalauja daugiau planavimo, bet sumažina laiką, kai darbuotojai laukia darbo.

Kaip sudaryti restorano grafiką pagal kompetencijas

Vien darbuotojų skaičiaus neužtenka. Keturi žmonės salėje nereiškia, kad pamaina saugi, jei nė vienas negali uždaryti kasos, spręsti svečio skundo, priimti grupės užsakymo anglų kalba ar apmokyti naujo kolegos. Grafike turi matytis ne tik vardai, bet ir realios kompetencijos.

Atskirkite pagrindines pamainos roles: pamainos vadovą, patyrusį salės darbuotoją, baro darbuotoją, virtuvės pamainos atsakingąjį, kasos ar pristatymų koordinatorių. Mažoje kavinėje vienas žmogus gali atlikti kelias roles. Dideliame restorane tai būtų rizikinga, ypač per piką. Sprendimas priklauso nuo koncepcijos, meniu sudėtingumo ir aptarnavimo modelio.

Kiekvienoje svarbesnėje pamainoje numatykite žmogų, kuris gali priimti sprendimą. Ne tik atlikti užduotį, bet ir pakeisti prioritetus, valdyti konfliktą, perskirstyti stalus ar reaguoti į staigų užsakymų srautą. Jei toks darbuotojas dirba tik vakare, o pietų metu paliekate vien naujesnę komandą, problema išryškės būtent tada, kai vadovas bus kitur.

Naujus darbuotojus planuokite kartu su stipriu kolega, o ne vien tam, kad užpildytumėte trūkstamą vietą. Taip mokymas vyksta pamainoje, bet nenukenčia aptarnavimo kokybė. Tai kainuoja šiek tiek daugiau patyrusio darbuotojo laiko šiandien, tačiau sumažina klaidas ir pakartotinio mokymo poreikį rytoj.

Įtraukite sutartis, poilsį ir realų prieinamumą

Grafikas neturi būti sudarytas vien pagal tai, kas parašė „galiu“ grupės pokalbyje. Vadovui reikia vienoje vietoje matyti darbuotojo sutartą darbo krūvį, planuojamas atostogas, patvirtintą prieinamumą, jau sukauptas valandas ir poilsio laiką tarp pamainų. Tik tada galima paskirstyti darbą teisingai ir išvengti nemalonių staigmenų mėnesio pabaigoje.

Pirmiausia į grafiką sudėkite fiksuotus apribojimus: atostogas, mokymus, nedarbingumus, sutartyse numatytas sąlygas ir patvirtintus darbuotojų pageidavimus. Vėliau dėliokite pamainas pagal paklausą bei kompetencijas. Paskutiniame etape tikrinkite balansą - ar tie patys žmonės nuolat gauna uždarymus, savaitgalius ir sudėtingiausias pamainas.

Teisingumas nereiškia, kad visi dirba identiškai. Vienas darbuotojas gali sąmoningai rinktis vakarines pamainas, kitas - tik rytus dėl studijų ar šeimos. Tačiau susitarimai turi būti aiškūs, o išimtys neturi tapti nematoma našta keliems patikimiausiems komandos nariams.

Ypač atsargiai vertinkite vadinamąjį „greitą pataisymą“: darbuotojo pakvietimą papildomai pasilikti, paprašymą ateiti laisvadienį ar kelių pamainų sukeitimą žodžiu. Kartais tai neišvengiama. Problema prasideda tada, kai tokie sprendimai nėra užfiksuojami ir niekas nebemato tikrojo valandų bei poilsio balanso.

Planuokite darbo sąnaudas dar prieš patvirtindami savaitę

Grafikas yra vienas ankstyviausių darbo sąnaudų signalų. Kai valandos suvestos tik mėnesio pabaigoje, vadovas jau nebegali pakeisti praėjusios savaitės. Jis gali tik konstatuoti, kad biudžetas viršytas.

Prieš skelbdami grafiką palyginkite planuojamas darbo valandas ir jų kainą su prognozuojamomis pajamomis. Jei numatomos sąnaudos per didelės, ne visada teisingas sprendimas yra tiesiog trumpinti pamainas. Pirmiausia pažiūrėkite, kur susidaro dubliavimasis, ar komanda pradeda per anksti, ar po piko per ilgai lieka pilnos sudėties, ar tam tikras darbas galėtų būti atliktas kitu metu.

Kita vertus, pernelyg agresyvus valandų mažinimas dažnai atsisuka prieš patį restoraną. Per mažai žmonių per piką reiškia lėtesnę apyvartą, mažiau papildomų pardavimų, daugiau kompensacijų ir pavargusią komandą. Darbo sąnaudų kontrolė nėra aklas procento mažinimas. Tikslas - suderinti aptarnavimo lygį su pardavimo potencialu.

Būtent todėl verta vertinti du vaizdus: planą ir faktą. Plane matote, ką ketinate išleisti. Fakte matote, kas nutiko dėl vėlavimų, ilgesnio uždarymo, netikėto srauto ar pakeitimų pamainos metu. Skirtumas tarp jų parodo ne tik biudžeto nuokrypį, bet ir vietą, kur kitą savaitę galima priimti geresnį sprendimą.

Nustatykite aiškią grafikų keitimo tvarką

Grafikas, kurį visi gali keisti bet kada, nėra grafikas. Tai nuolatinės derybos. Darbuotojai turi turėti galimybę pateikti pageidavimą, pasiūlyti pamainos keitimą ar pranešti apie kliūtį, tačiau galutinis patvirtinimas turi priklausyti atsakingam vadovui.

Veikianti tvarka paprasta: grafikas skelbiamas iš anksto nustatytu laiku, darbuotojai iki aiškios datos pateikia prieinamumą, o visi pakeitimai registruojami viename kanale. Tuomet pamainos vadovas mato, kas iš tiesų dirbs, o buhalterijai ir vadovybei nereikia rankioti informacijos iš žinučių ekrano nuotraukų.

Komunikacijoje taip pat svarbi priežastis. Jei penktadienio vakarą pritrūko žmogaus, neužtenka rasti pakeitimą. Reikia suprasti, ar tai buvo pavienis atvejis, per vėlai pateiktas prieinamumas, netiksliai įvertinta paklausa, ar pasikartojanti darbuotojo problema. Tik tada grafikas tampa valdymo įrankiu, o ne kas savaitę pasikartojančiu gaisru.

Viena sistema vietoje Excel ir pokalbių chaoso

Excel gali pakakti mažai komandai, kol grafiką kuria vienas žmogus, visi pažįsta vieni kitus ir pakeitimų beveik nebūna. Augant komandai, lokacijų skaičiui ar sezoniškumui, jis greitai tampa silpna grandimi: atsiranda kelios failo versijos, neaiškūs pakeitimai ir rankinis valandų perskaičiavimas.

Backoffice leidžia grafiką susieti su darbuotojų profiliais, sutartimis, kompetencijomis ir darbo laiko duomenimis. Vadovas gali planuoti pamainas, o ne rinkti informaciją iš skirtingų vietų. Kai darbo valandos vertinamos kartu su POS pardavimais ir darbo sąnaudomis, savaitę galima taisyti jai dar nepasibaigus.

Tai nereiškia, kad sistema nuspręs už vadovą, kiek žmonių reikia šeštadienio vakarą. Sprendimą vis tiek priima žmogus, kuris žino savo svečius, meniu ir komandą. Sistema padeda tą sprendimą grįsti faktais, išlaikyti tvarką ir greitai pamatyti, kiek jis kainuoja.

Grafikas turi padėti pamainai, ne tik ją užpildyti

Prieš patvirtindami kitą savaitę, paklauskite ne vien „ar visos pamainos užpildytos?“. Paklauskite, ar kiekvienoje pamainoje yra reikiamos kompetencijos, ar komanda turi pakankamai poilsio, ar valandos atitinka laukiamą srautą ir ar sąnaudas matysite pakankamai anksti, kad galėtumėte veikti.

Kai į šiuos klausimus galite atsakyti per kelias minutes, grafikas nustoja būti sekmadienio vakaro našta. Jis tampa ramiu pagrindu savaitei, kurioje komanda žino savo atsakomybę, o vadovas dirba su faktais, ne nuojauta.